Settore: Artigianato / Insegnistica luminosa 

Strumenti integrati: Gmail / WhatsApp Business / Google Calendar
Automazioni implementate: Gestione inbox, agente AI preventivi, reminder scadenze e manutenzioni

Il problema

Neon Angher è un’impresa specializzata nella progettazione e realizzazione di insegne luminose a Roma. Ogni lavoro è su misura: neon, LED, cassonetti, lettere singole, totem. I materiali cambiano, i costi variano, le lavorazioni hanno tempi diversi. A questo si aggiungono gli adempimenti burocratici (autorizzazioni comunali, certificazioni), le manutenzioni programmate e le richieste di conversione da neon a LED.

Il risultato pratico: la responsabile dell’amministrazione gestiva ogni giorno un flusso caotico di email e messaggi WhatsApp con richieste di preventivo che richiedevano risposta rapida, conoscenza tecnica e disponibilità a raccogliere informazioni in più step. I tecnici, impegnati in cantiere o in laboratorio, venivano continuamente interrotti per approvare risposte o fornire dati sui costi.

I problemi concreti erano tre:

Risposta lenta ai preventivi. Una richiesta via email o WhatsApp richiedeva un ciclo di lettura → passaggio al responsabile → raccolta dati → risposta. Nei periodi di picco i tempi si allungavano fino a 48 ore. In un settore dove il cliente ha già chiesto preventivo a due o tre concorrenti, 48 ore sono spesso fatali.

Scadenze non tracciate sistematicamente. Garanzie, manutenzioni programmate, rinnovi di contratti di assistenza, scadenze burocratiche: la gestione era manuale su foglio e calendario personale. Alcune opportunità di rinnovo si perdevano semplicemente perché non venivano segnalate in tempo.

Richieste ripetitive senza filtro. Circa il 60-70% delle richieste WhatsApp e email riguardava sempre le stesse categorie: costo indicativo di un’insegna a led, tempi di consegna, disponibilità per sopralluogo, info sulla conversione neon→LED, richiesta misure. Risposte che chiunque in azienda avrebbe potuto dare, ma che comunque consumavano tempo.

La soluzione

EzAI ha analizzato il flusso di lavoro reale dell’ufficio — non i processi “come dovrebbero essere”, ma come funzionavano effettivamente giorno per giorno — e ha progettato tre automazioni distinte, integrate tra loro.

1. Gestione inbox e classificazione automatica delle richieste

Con N8N abbiamo collegato Gmail e WhatsApp Business a un sistema di classificazione automatica. Ogni nuova email o messaggio WhatsApp viene letto dall’agente AI che lo categorizza in tempo reale:

• Richiesta preventivo nuovo lavoro → avvio del flusso agente preventivi
• Richiesta informazioni generali → risposta automatica con scheda informativa pertinente
• Cliente esistente / assistenza / manutenzione → tag, priorità e notifica a Eleonora
• Follow-up commerciale → integrazione con il tracker scadenze

Nessun messaggio viene perso. Nessun messaggio rimane senza risposta per più di pochi minuti, anche fuori orario.

2. Agente AI esperto per la gestione preventivi su WhatsApp

Questo è il cuore del progetto. Abbiamo costruito un agente AI addestrato sulla base di conoscenza tecnica di Neon Angher: tipologie di prodotti, range di costi per categoria (insegne tubo LED, lettere singole, cassonetti, croci LED per farmacie, totem, ecc.), tempi di lavorazione standard, adempimenti necessari in base alla tipologia di installazione, opzioni di finanziamento (tasso zero disponibile), domande di qualificazione necessarie per stimare un preventivo realistico.

Il flusso funziona così: il cliente scrive su WhatsApp Business. L’agente risponde in modo naturale, raccoglie le informazioni necessarie (tipo di attività, posizione insegna, superficie disponibile, presenza di autorizzazioni pregresse, budget indicativo), fornisce una forchetta di prezzo orientativa e, se il lead è qualificato, prenota direttamente il sopralluogo nel calendario di Paolino con tutte le informazioni già raccolte.

Paolino trova in agenda un appuntamento con un brief precompilato. Non ha gestito niente. Non è stato interrotto. Il sopralluogo è già filtrato e qualificato.

3. Reminder automatici: scadenze, manutenzioni, rinnovi

Abbiamo collegato il gestionale clienti esistente a N8N. Per ogni cliente vengono tracciate: data di installazione, durata garanzia, eventuale contratto di manutenzione, scadenza certificazioni. Il sistema invia reminder automatici in tre momenti: 60 giorni prima della scadenza garanzia (con proposta di estensione), 30 giorni prima della manutenzione programmata, il giorno stesso per le scadenze critiche.

Eleonora vede su Google Calendar un flusso di appuntamenti già pianificati. Non deve più tenere traccia di niente manualmente.

I risultati

Tempo di prima risposta ai preventivi: da media 24-48 ore a meno di 5 minuti, anche la sera e il weekend.

Ore liberate a settimana: circa 8-10 ore tra Eleonora e Paolino, precedentemente assorbite da gestione inbox e smistamento richieste.

Opportunità di rinnovo recuperate: nel primo mese di attività il sistema ha identificato 14 clienti con garanzia in scadenza che non sarebbero stati contattati nei tempi utili.

Qualità dei lead al sopralluogo: i preventivi generati dall’agente arrivano al sopralluogo con brief precompilato, riducendo i tempi di valutazione in loco e aumentando il tasso di chiusura.

Nessun cambio di strumenti. Paolino ed Eleonora usano ancora Gmail, WhatsApp e Google Calendar. Le automazioni lavorano sotto, invisibili.

Cosa hanno detto

“Prima rispondere ai preventivi era la prima cosa che facevo la mattina e l’ultima della sera. Adesso mi arriva la notifica con già tutto scritto e devo solo decidere se andare a fare il sopralluogo.” — Paolino Angher, titolare

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